Que doit contenir le dossier technique d’une machine ?

Un dossier technique ne se juge pas à son épaisseur. Il se juge le jour où une autorité de surveillance du marché, après un accident, demande comment telle exigence a été satisfaite sur une machine livrée il y a six ans. Si la réponse et sa preuve se retrouvent en quelques minutes, dans l’état où était la machine à sa livraison, le dossier fait son travail.

Pour une machine mise sur le marché de l’Union à partir du 20 janvier 2027, le contenu est celui de l’annexe IV du règlement (UE) 2023/1230. En une phrase : la description de la machine, l’évaluation des risques reliée aux exigences essentielles, les plans et schémas avec leurs explications, les normes et autres spécifications appliquées, les rapports de calculs et d’essais, les moyens de maîtrise de la production, la notice, les déclarations des produits incorporés et, nouveautés du règlement, le code source du logiciel de sécurité et la description des systèmes commandés par des données de capteurs.

C’est aussi la première pièce de la défense du fabricant, que l’autorité exige une mise en conformité ou un rappel (art. 10, § 9), ou que sa responsabilité civile ou pénale soit recherchée. Ce que vous pouvez montrer pèse alors plus que ce que vous affirmez.

Le fil de l’article est une machine fictive mais réaliste : une cellule d’assemblage avec un convoyeur d’amenée, un poste de pressage à vérin pneumatique derrière une porte interverrouillée, une armoire avec automate de sécurité, et un accès de télémaintenance.

Dossier technique ou documentation technique : de quoi parle-t-on ?

C’est la même chose. Le règlement, dans sa version française, parle de « documentation technique » ; l’usage des bureaux d’études a gardé « dossier technique ». Le texte en donne la fonction dès la première ligne de l’annexe IV :

Le mot qui compte est moyens : le dossier ne décrit pas la machine pour elle-même, il montre comment chaque exigence applicable a été satisfaite.

Il a un deuxième rôle, moins connu. Dans le contrôle interne de la production, la procédure de toute machine absente de l’annexe I (art. 25, § 4), la fabrication doit assurer la conformité des machines produites « à la documentation technique » (annexe VI, point 3). Une armoire câblée autrement que le schéma du dossier n’est donc pas seulement mal documentée : elle n’est plus conforme à ce que vous avez déclaré.

Quand faut-il ouvrir le dossier technique ?

Le jour où le projet démarre. Le règlement fixe seulement la limite : la documentation est établie avant la mise sur le marché ou la mise en service, et c’est elle qui permet ensuite la déclaration puis le marquage.

En pratique, chaque étape du projet verse une pièce au dossier. Quand la machine est construite, il ne reste qu’à assembler et à signer.

Que doit contenir la documentation technique selon l’annexe IV ?

L’annexe IV, partie A, énumère quinze points, de a) à o), et précise qu’il s’agit d’un minimum : la documentation « comprend au moins » ces éléments. Cinq ne s’appliquent que selon la machine. Le tableau reprend chaque point au plus près du texte, puis montre ce qu’il contient pour la cellule d’assemblage.

Deux points méritent une ligne de plus. Le point m) ne sort de chez vous que sur demande motivée, mais vous devez savoir quelle version du programme de sécurité tourne sur quel exemplaire : une somme de contrôle notée sur la fiche de chaque exemplaire le prouve. Le point n) ne définit pas ce qu’est une machine « alimentée par des capteurs ». À notre lecture, une porte surveillée par un interrupteur de position relève des points b) et g) ; un scrutateur laser ou une détection par caméra qui commande une fonction de sécurité relève du point n).

Pourquoi le point b) est-il le cœur du dossier ?

Parce que c’est le seul qui relie la machine au règlement. Il ne demande pas « une analyse de risque » : il demande la procédure suivie, la liste des exigences essentielles applicables et, pour chacune, la description des mesures de protection, avec les risques résiduels. Une grille de dangers bien faite, sans lien explicite avec l’annexe III, laisse la moitié du point sans réponse.

La liste des exigences applicables se construit avec une règle du texte : une exigence essentielle ne s’applique que si le danger correspondant existe pour la machine, sauf trois qui s’appliquent toujours, les principes d’intégration de la sécurité (section 1.1.2), le marquage (1.7.3) et la notice (1.7.4) (annexe III, partie B, point 2). Une exigence écartée l’est donc parce que le danger n’existe pas, et le dossier le dit.

Pour la cellule, la liste fait apparaître par exemple les risques liés aux éléments mobiles (1.3.7) au convoyeur et sous le vérin, les protecteurs mobiles avec dispositif de verrouillage (1.4.2.2) pour la porte du poste de pressage, l’alimentation en énergie électrique (1.5.1), la séparation de la machine de ses sources d’énergie (1.6.3), l’air comprimé compris, et, à cause de la télémaintenance, la protection contre la corruption (1.1.9) et la sécurité et la fiabilité des systèmes de commande (1.2.1). Chaque ligne renvoie à une mesure, et chaque mesure à une pièce du point g) : le procès-verbal, le calcul, la validation. La méthode d’analyse elle-même est détaillée dans l’analyse de risque selon ISO 12100, étape par étape.

Comment citer les normes appliquées sans se tromper ?

Avec leur année d’édition, les parties appliquées, et leur statut au Journal officiel à la date de mise sur le marché. Le point e) le demande pour les normes harmonisées et les spécifications communes ; le point f) prend le relais pour tout ce qui n’est pas couvert par elles.

L’édition n’est pas un détail. Au titre de la directive, la liste publiée au Journal officiel fixe pour l’EN ISO 13849-1:2015 une fin de présomption au 15 mai 2027, alors que l’EN ISO 13849-1:2023 y figure depuis le 15 mai 2024. Un dossier qui écrit « EN ISO 13849-1 » sans année ne dit pas laquelle des deux a servi à concevoir la fonction de sécurité de la porte.

Le point e) renvoie aux normes harmonisées « visées à l’article 20, paragraphe 1 », celles qui donnent la présomption de conformité au titre du règlement. Dans la liste de la Commission que nous avons consultée, générée le 30 mars 2026, toutes les références sont publiées au titre de la directive 2006/42/CE et aucune au titre du règlement. Vérifiez ce qui est publié le jour de la mise sur le marché et notez la date de cette vérification. Tant qu’une norme appliquée n’est pas publiée au titre du règlement, notre lecture est de la présenter aussi au point f), avec les exigences qu’elle sert à satisfaire : elle reste l’état de l’art, sans donner la présomption de l’article 20. Le choix des normes est traité dans normes machines de type A, B et C.

Qui reçoit quoi : l’autorité, le client, l’importateur ?

L’autorité peut tout demander, le client ne reçoit que ce qui accompagne la machine. La documentation technique reste chez le fabricant ; elle est communiquée sur demande motivée d’une autorité nationale compétente, sur papier ou en numérique, dans une langue que celle-ci comprend aisément (art. 10, § 10).

Ne livrez donc jamais au client l’analyse de risque ou les plans de détail « pour faire sérieux » : ce sont des pièces de votre savoir-faire. Le guide d’application de la Commission le disait déjà sous la directive : rien n’oblige à communiquer le dossier aux clients ni à la chaîne de distribution.

Pour un fabricant suisse, la colonne « importateur » n’est pas théorique. Si le chapitre machines de l’accord de reconnaissance mutuelle n’est pas mis à jour pour le règlement, votre client européen devient le plus souvent importateur, et doit s’assurer que la documentation existe et peut être fournie (art. 13, § 2 et § 8). Convenez avec lui, par écrit, de qui la fournit et dans quel délai. Un mandataire peut la tenir à disposition, jamais l’établir (art. 12, § 1). L’état de l’accord et de l’OMach est suivi dans le règlement 2023/1230 et les fabricants suisses.

Qu’est-ce qui change par rapport à la directive 2006/42/CE ?

La logique reste ; quatre règles changent et deux pièces apparaissent. L’annexe VII de la directive devient l’annexe IV du règlement (tableau de correspondance de l’annexe XII). Colonne de gauche : la directive telle que la reproduit le guide d’application de la Commission (éd. 2.3).

Le dossier d’une quasi-machine est-il le même ?

Presque. La quasi-machine a sa propre documentation technique, décrite à l’annexe IV, partie B : treize points, de a) à m), au lieu de quinze. Les différences portent sur ce que la quasi-machine ne peut pas faire seule :

• la description porte sur son fonctionnement normal une fois incorporée ou assemblée à une machine (point a) ;
• la liste des exigences essentielles est celle « qui s’appliquent à la quasi-machine », et les mesures décrites sont des mesures de prévention (point b) ;
• la notice d’instructions est remplacée par les instructions d’assemblage de l’annexe XI (point i), et les essais doivent montrer qu’elle peut être assemblée et incorporée en toute sécurité (point m) ;
• il n’y a pas d’équivalent des points j) et k) : la quasi-machine reçoit une déclaration UE d’incorporation (art. 22, annexe V, partie B), pas une déclaration de conformité.

Côté intégrateur, ces documents entrent dans votre propre dossier : la déclaration d’incorporation et la notice d’assemblage de chaque quasi-machine achetée forment le point j). Si le convoyeur de la cellule arrive sans eux, personne ne les réclamera à votre place. La distinction entre les deux statuts est traitée dans machine ou quasi-machine.

Combien de temps conserver le dossier, et sous quelle forme ?

Au moins dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service, sur papier ou en numérique. Le règlement n’impose ni format, ni outil, ni plan de classement. Il impose de pouvoir communiquer, sur demande, tout ce qui démontre la conformité (art. 10, § 3 et § 10).

Ce qu’il impose implicitement, c’est de pouvoir présenter le dossier tel qu’il était à la mise sur le marché. Si le programme de sécurité de la cellule change en 2029, l’autorité qui enquête sur un exemplaire de 2027 voudra l’état de 2027. Un dossier qui n’existe que dans sa dernière version ne le lui donnera pas.

Un dossier par modèle suffit, s’il dit quels exemplaires il couvre. Le guide d’application de la directive y admettait des variantes de même conception de base, aux dangers et aux mesures semblables. Rangez-le dans l’ordre que l’autorité reconnaît d’emblée : le sien.

Quelles erreurs font revenir un dossier technique ?

Les erreurs qui coûtent le plus ne sont pas des pièces oubliées. Ce sont des pièces présentes qui ne prouvent rien. Celles que l’on retrouve le plus souvent :

• Des risques résiduels absents de la notice. Le point b) les liste, la notice doit les reprendre (1.7.4.2, point l). Les deux pièces se contrôlent l’une par l’autre.
• Des essais annoncés mais pas rapportés. « Fonctions de sécurité testées » n’est pas un rapport. Sans procès-verbal signé, avec la méthode, l’appareil de mesure et les valeurs, l’essai n’a pas eu lieu.
• Des schémas qui ne correspondent pas à l’armoire livrée. L’armoire a été modifiée au montage, le schéma du dossier est celui du bureau d’études. Mettez-le à jour avant les essais finaux, pas après.
• Une mesure vérifiée sur le plan, pas sur la machine. Le protecteur existe dans le modèle 3D ; sur la cellule livrée, il manque une tôle.
• Une analyse jamais mise à jour. La machine a évolué, l’analyse est restée à la version 1.

Nos conseils de terrain

• Créez l’arborescence vide au premier jour, dans l’ordre de l’annexe IV, et remplissez-la au fil des étapes.
• Tenez un tableau exigence → mesure → preuve, une ligne par exigence applicable. C’est lui que l’autorité lit en premier, et lui qui révèle les trous.
• Écrivez « sans objet » avec une ligne de justification plutôt que de laisser un point vide, qui ressemble à un oubli.
• Exigez les pièces des fournisseurs à la commande, comme une condition de livraison : déclaration d’incorporation, notice d’assemblage, déclaration de conformité.
• Relisez l’analyse devant la machine, avec l’atelier et la maintenance. Seul au bureau, on rate les gestes réels : le réglage, le déblocage, le nettoyage.
• Figez une version datée à chaque mise sur le marché. Copie en lecture seule, liste des exemplaires couverts, empreinte des fichiers. C’est elle que vous présenterez, pas le dossier vivant.

Quelle liste de contrôle avant de signer la déclaration ?

Avant de signer la déclaration UE de conformité, vous devez pouvoir répondre oui à chaque ligne :

• Les quinze points de l’annexe IV, partie A, sont traités, ou marqués « sans objet » avec une justification.
• Chaque exigence essentielle applicable renvoie à une mesure, et chaque mesure à une preuve.
• Tous les modes de fonctionnement décrits dans la notice sont couverts par l’analyse.
• Chaque norme est citée avec son édition, et son statut au Journal officiel a été vérifié à la date de mise sur le marché.
• Les schémas du dossier correspondent à la machine livrée, programme de sécurité compris.
• Les déclarations d’incorporation et de conformité des produits incorporés sont au dossier.
• La notice jointe au dossier est la version exacte livrée, et elle reprend les risques résiduels.
• Une version datée et figée du dossier existe, et vous savez où elle sera dans dix ans.

La déclaration elle-même, rubrique par rubrique, est détaillée dans la déclaration UE de conformité d’une machine.